専門業者に依頼する前にチェック!文書を電子化するために必要な準備

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文書は電子化する時代です

パソコンやタブレットといった電子機器の所有者が増えた現代、重要な文書は使用機器に合わせて電子化しましょう。

電子化サービスを利用する前の確認リスト

  • 電子化したい重要な文書を選出する。
  • 作業期間、作業時間の確認をしておく。
  • 電子化に必要な費用を事前に確認しておく。
  • 重要な文書の電子化作業は、信頼できる人物に依頼する。
  • 本作業に入る前にテストを行い、理想通りの仕上がりになるかチェック。
  • 電子化した情報の編集方法を確認しておく。
  • 委託先に預ける文書の枚数を数えておく。
  • 文書の情報が漏洩した場合の保障内容を確認しておく。
  • 自社のサーバーやクラウドなど、電子化した情報の保存先を確認しておく。
  • 紙媒体の文書の破棄方法を決めておく。

ペーパーレス時代に対応する

男性 様々な書類はこれまで紙で管理をされてきていましたが、ペーパーレス時代の到来と言うことで文書の電子化が盛んになりつつあります。データにしてしまえば保存スペースのことを気にしなくても良くなりますし、誰もが手軽に閲覧できて手直しなども楽に行えます。必要な書類を探しに行く必要もなく、見たいものを手早く見つけて作業ができます。どんな文書を電子化するのかを良く考えて、手順を守って行うとスムーズに作業できます。

トラブルを防ごう

女性 文書の電子化が終わればその後の保管や閲覧が非常に簡素化できますが、まずは書類に優先順位をつけていきましょう。紙の書類と同じように、どれぐらいの期間保管するのかを決めて、スキャン作業を行います。スキャン後の書類がきちんと閲覧に対応できるレベルか、文章が切れたりしていないかを確認しておきましょう。その後は電子署名を行えば作業は終わりです。作業自体は簡単ですが、スキャンをする時に閲覧に耐えうるレベルでない時にはもう一度やり直す必要もあるので、解像度の調整も行っておきましょう。冊子のようになっている文書だと、うっかりページを飛ばしたりすることもあるので、間違いや漏れがないように確認しながら作業をすれば、快適に文書の電子化ができます。

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